Batchworking: una técnica para realmente terminar las tareas pendientes y vivir mas tranquil@

¿Qué es Batchworking?

Antes de nada, quiero contarte que estar haciendo más de una tarea al al vez, aumenta las posibilidades de error en un 50%, reduce nuestra productividad en un 40% e incrementa un 50% más de tiempo para terminar una tarea.

¿Qué te parecen estos datos?

Flipantes, ¿no?.

Por eso, quiero hablarte de este concepto que realmente hace que mis días sean mucho más productivos y sobre todo no tener esa desagradable sensación de que no estoy avanzando con nada: el Batchworking.

Batchworking es básicamente trabajar en una ÚNICA  tarea de forma concentrada en lugar de estar haciendo multitareas y saltando de un tema a otro.

Te confieso que esto no es algo que yo haya hecho desde siempre.

De hecho, hace un par de meses ni lo conocía.

Pero, aplicar esta metodología realmente me está salvado la vida y está dando una dirección totalmente nueva a mi proyecto profesional.

Y por eso, pienso que tengo que compartirlo con todas aquellas personas que estén teniendo dificultades para llevar a cabo un proyecto donde la lista de tareas que hacer es interminable y sobre todo tienen la sensación no acabar nada.

Beneficios principales del Batchworking

 

Como emprendedor, hay mil cosas que tienes que hacer y cada tarde cuando apagas el portátil, tienes esa sensación de que podrías hacer algo más.

¿No te pasa?.

Pues déjame contarte cuáles considero que son los principales beneficios de trabajar de esta forma:

  1. Tendrás un Plan bien definido de las tareas que tienes que realizar.
  2. Sabrás perfectamente en cada momento qué tienes que hacer por lo que tienes una tranquilidad  y claridad mental alucinante.
  3. Serás muchísimo más productiv@.
  4. Los resultados que obtendrás son mucho mejores.
  5. Eliminarás la ansiedad de estar siempre pensando en todo lo que tienes que hacer y con la sensación no avanzar en nada.

Para mí esto último es FUNDAMENTAL.

Dicho todo esto, lo más importante ¿Cómo hacer Batchworking?

Para hacer cualquier cambio importante en tu vida, tienes que prepararte mentalmente para ello. Y aunque parezca que es una chorrada, créeme que si no preparas a tu cerebro para ello, poco te va a durar ese cambio.

  1. Cambia tu mensaje de “No me da la vida” por “Me voy a organizar mejor”.

Nuestro cerebro reacciona en función a los mensajes que le damos. Y si cada dos por tres te dices a tí mism@ y los demás “Es que no tengo tiempo”, tu cerebro se encargará de buscarte tareas para que realmente no lo tengas.

Y quizás esas tareas en las que están ocupando tu tiempo ni si quiera sean realmente importantes, y estás quitándole tiempo a otras que sí lo sean.

Cambia tu mensaje para que tu cerebro busque la forma de sacar el tiempo para aquello que realmente es importante y no siempre estés “apagando fuegos”.

Así que hoy te voy a contar cómo puedes empezar a organizarte mejor y ser más productiv@ y sobre todo completar todas aquellas tareas que llevas meses posponiendo porque no te ha dado tiempo.

2. Establece cuáles son las tareas prioritarias que mantienen a tu proyecto funcionando.

Para darte un ejemplo de mi propio proyecto como Copywriter Redactora, las tareas que lo mantienen activo son: mantener mis Redes Sociales muy activas, Publicar en mi Blog con frecuencia, Grabar los vídeos de mis Post y Trabajar con proyectos de mis clientes.

Son tareas que si dejo de hacerlas, mi proyecto literalmente se hundiría.

Son las que dan a conocer mi marca y me hacen visible ante nuevos clientes, y por tanto es MUY importante hacerlas.

Y lo que te aconsejo es que hagas tu propia lista de estas tareas IMPRESCINDIBLES para tu negocio que si no las haces YA, acabarán afectando a tu proyecto e incluso podrían hacer que desapareciera.

¡Así que haz una lista de tus tareas más importantes ya!

 

3. Establece las minitareas para cada Tarea

Como has visto, en mi caso, ahora mismo solo tengo 4 tareas principales pero, cada una de ellas tiene muchas minitareas que tengo que hacer para terminar con la tarea grande.

Por ejemplo, escribir un Post para mi Blog requiere:

  • Investigar y elegir un tema sobre el que voy a escribir.
  • Leer varias fuentes de donde sacar toda la información
  • Estructurar el Post
  • Hacer búsqueda de palabras claves
  • Escribir y editar el Post

Y esto me puede llevar entre 4 y 6 horas de trabajo.

Así que, la forma en la que yo lo hago, es que reservo un día para llevar a cabo todas las minitareas para completar la tarea grande de Escribir Post para mi Blog.

Y los lunes, por ejemplo, son días de crear el Calendario de Contenidos para las redes sociales. Y toda la tarde la dedico a:

  • Elegir las fotos
  • Editar las fotos
  • Escribir el copy para cada publicación
  • Escoger los Hashtags para cada publicación.
  • Subirlas a la app que uso para que se publiquen automáticamente.

Es posible que a veces las tareas grandes son MUY grandes y necesites más tiempo para completarlas, por lo que tendrás que dividir las minitareas en varios días.

Lo importante es que tengas claro qué minitarea tienes que acabar cada día y no pasar a otra tarea hasta que la acabes.

Yo personalmente prefiero dedicar un día completo a acabar una tarea grande porque me resulta mucho más productivo, pero hay veces que no puedo porque tengo que entregar un proyecto a un cliente, por lo que no me queda mas remedio que dividir las minitareas en dos o más días.

Es importante que lo tengas todas las tareas organizadas y que vayas tachando de la lista cuando las acabes.

4. Organiza tu CALENDARIO

Una vez tengas claras todas las tareas que tienes que completar y las minitareas respectivas, es hora de organizar tu calendario para saber qué día y en qué horarios harás cada una de ellas.

A mí me gusta usar Evernote para establecer mi agenda semanal y hacer mi lista de cada una de las tareas que me tocan ese día.

Y medida que las voy completando, las voy marcando como completada.

Lo importante es que lo organices todo bien y lo tengas todo programado para que no se te olvide nada.

5. ¡Ponte a trabajar y disfruta!

Ahora viene la parte en la que te remangas y te pones a currar en serio.

Déjame decirte que al principio puede resultar un poco difícil, pero date tiempo. Comprométete con ello durante 3-4 semanas y verás que el progreso es BRUTAL, que eres mucho más productiv@ y sobre todo más tranquil@ porque vas cumpliendo con lo que tienes pendiente.

2 Tips más

1. Mis “30 minutos mágicos”

Si tienes los días muy ajetreados, te propongo ir a la cama 30 minutos más tarde o levantarte unos 30 minutos antes para acabar esa tarea o minitarea importante de la semana.

Te sorprenderás de lo que puedes avanzar son tan solo 30 minutos al día.

Esto lo puedes usar también para seguir formándote, leer sobre tu trabajo o aprender sobre algo nuevo que no conoces y te sería útil para tu proyecto.

2. Aprende a diferenciar entre lo Importante, No importante, Urgente y No urgente.

El libro de “Los 7 Hábitos de gente altamente efectiva” de Stephen Covey fue para mí un antes y después en muchos aspectos de mi vida profesional, pero sobre todo en la gestión de mi tiempo y el saber qué es importante y urgente y qué no lo es.

Así evito estar continuamente “apagando fuegos” en una zona que me genera estrés y agobio y puedo centrarme en aquello que realmente es importante y beneficioso a largo plazo.

Según Covey, debemos pasar más tiempo en el cuadrante 2 que es el que nos lleva realmente a la felicidad y al éxito en la vida. Y como puedes comprobar son tareas enfocadas a conseguir resultados a largo plazo. Pero la mayoría de las veces las personas se pasan el tiempo en el cuadrante 3 y 4 con planes a corto plazo o simplemente siendo irresponsables con su futuro.

Tienes que aprender a limitar el tiempo que dedicas al cuadrante 3 que es Urgente pero NO importante, y considero que es algo complejo, pero gestionando bien, se puede reducir al mínimo el tiempo que se pasa en esa zona.

Habrá momentos que será más difícil por las circunstancias, por eso es tan importante que tengas claras esas tareas que realmente son esenciales para que tu proyecto siga adelante y tengas unos hábitos muy buenos de trabajo.

No vas a tener más tiempo, pero sí vas a aprender a gestionarlo como una persona realmente efectiva.

Espero que esta técnica te ayude.

¿La conocías? ¿La has probado alguna vez?

Y si no la conocías, ni la habías probado, cuéntame cómo te va cuando la apliques. Me encantará saber si te ha ayudado o no, ¿vale?.

¡Te leo abajo!

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